O eSocial começou a ser aplicado em dezembro de 2014, quando ele foi instituído por um decreto. Ele faz parte do SPED, sistema de escrituração pública digital, e foi desenvolvido como um projeto do governo federal para facilitar a vida de empresários e contadores.

O que é eSocial?

Basicamente, o eSocial seria uma maneira de comunicar informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias sem precisar passar por muita burocracia, como acontecia até então. Quem estava trabalhando com contabilidade provavelmente lembra da quantidade de guias que eram necessárias. Na verdade, até hoje algumas empresas ainda trabalham sem o eSocial, já que sua implementação ainda está em andamento.

Um dos pontos mais importantes do eSocial, e do SPED na verdade, é a utilização de plataformas digitais para declarar as informações. Ao invés de enviar diversos documentos manualmente, a proposta seria realizar uma simples transmissão eletrônica de dados.

Assim, a fiscalização das empresas torna-se muito mais fácil. O trabalho dos contadores também diminui, já que basta realizar o lançamento dos dados trabalhistas, de folha de pagamento e tributos no sistema da empresa e utilizar o eSocial para transmiti-los.

Além de proporcionar maior praticidade para o envio e fiscalização, o eSocial pretende eliminar as informações trabalhistas redundantes nas empresas. Por ser uma ferramenta digital, ele trabalha em conjunto com sistemas, como ERPs, para evitar dados divergentes que causariam problemas futuros.

Quais as informações usadas no eSocial?

O eSocial é um portal que deve conter todas as informações trabalhistas e respeito de empregados e estagiários. Ele inclusive substitui diversas declarações usadas anteriormente, como CAGED, GFIP, DIRF e RAIS.

As empresas que já adotaram o eSocial precisam repassar informações relevantes a respeito de seus colaboradores. A folha de pagamento é só uma delas, ao todo são mais de 14 informações unificadas. Isso inclui desligamentos e admissões, afastamentos, avisos prévios, alteração na jornada de trabalho, benefícios previdenciários e atestados de saúde.

Também é preciso fornecer dados a respeito dos seguintes documentos:

• CAT;
• CAGED;
• GFIP;
• CTPS;
• LRE;
• CD;
• RAIS;
• PPP;
• QHT;
• DIRF;
• GPS;
• MANAD;
• GRF.

Vantagens de usar o eSocial

O governo federal inicialmente implantou o eSocial para conseguir melhorar sua fiscalização. As maneiras usadas até então eram ineficientes e abriam brechas para sonegação ou até mesmo confusão dos empresários. Com uma base de dados mais confiável, o governo consegue formular melhores políticas públicas para atender a população trabalhadora.

Empresários não saem perdendo com o uso do novo portal. Ele unifica as obrigações fiscais, tributárias e previdenciárias. Portanto, é possível evitar confusões, informações em duplicidade ou divergentes.

O uso do sistema também ajuda na rotina do setor contábil e financeiro. O portal foi criado especificamente para facilitar a rotina de profissionais da área e proporcionar meios de enviar dados mais precisos. Passada a fase de adaptação, a empresa não deve ter problemas para o uso do eSocial.

Como acontece o implantamento do eSocial

Desde sua criação em 2014, o eSocial permanece não obrigatório para a maioria das empresas. A intenção do governo ao implementar o sistema foi criar maneiras de não prejudicar o empresário brasileiro. Para tanto, ele está sendo implementado de maneira bastante lenta e gradual.

Sua implementação foi dividida em algumas fases que estão acontecendo durante todo o ano de 2018. Elas são:

• Primeira etapa: implementação em empresas com faturamento anual igual ou superior a R$78 milhões;
• Segunda etapa: implementação em empresas privadas, incluindo MEIs e MEs;
• Terceira etapa: implementação em organizações públicas.

Inicialmente, quem adota o eSocial não precisa enviar todas as informações dos trabalhadores. Esse envio está acontecendo também em fases, que tiveram início em janeiro de 2018, quando empresas que faturam R$78 milhões ou mais por ano fizeram seu cadastro e enviaram as próprias informações.

A última fase está marcada para ocorrer em julho de 2019, quando as empresas que aderiram ao eSocial devem enviar informações de saúde e segurança do trabalhador.

Você deve se preocupar com o eSocial?

Desde o anúncio do eSocial, alguns empresários ficaram preocupados: será que o novo sistema teria o potencial de prejudicar a empresa? Na verdade não, mas alguns devem estar atentos à organização da informação internamente.

Trabalhar com funcionários significa estar sujeito a uma série de mudanças frequentes. Quem não as registra adequadamente pode ter problemas para enviar tais informações ao fisco de maneira digital. Empresas que possuem um grande número de contratações e demissões, por exemplo, devem ter informações extremamente organizadas e precisas.